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公司搬迁

四个步骤完美确保公司搬迁井然有序

公司搬迁尤其是大中型公司搬迁牵扯到众多的部门,而各个部门之间如何协调,在不耽搁搬迁时业务的断档前提下,又能在预订的时间内顺利搬入新址,极大的考验了公司行政部的组织能力、沟通能力、协调能力。在此,喜运来结合多年给厂企搬迁经验,总结出了公司四步搬迁黄金法则,供各搬迁公司行政部门结合自身的情况进行参考使用,公司搬迁中涉及到办公隔断、班台、会议桌等拆装事宜,可参考家具拆装版块了解。下面,喜运来就以表格的形式给大家详细介绍公司四步搬迁黄金法则

第一步:前期准备

序号
工作项目
时间节点
责任部门
1
和搬入点写字楼物业或房东做交接,物品确认,拿到钥匙
搬家前6天
财务部和行政部
2
新物业情况了解:水电交纳、停车位,物业收费标准
搬家前6天
行政部
3
按新址布局安排工位
搬家前5天
领导层和行政部
4
所需大件物品提前订购、新址损坏物品提前修整
搬家前5天
行政部
5
新址电话安装,能移机最好
搬家前5天
技术维护部
6
新址宽带安装及测试
搬家前5天
技术维护部
7
新址各个房间电话接线口测试
搬家前5天
技术维护部
8
向物业和房东告知搬家信息
搬家前5天
行政部
9
联系搬家公司,了解价格行情
搬家前5天
行政部
10
准备搬家需要办理的手续
搬家前2天
行政部
11
各部门物品统计
搬家前2天
各部门
12
各部门物品汇总
搬家前2天
行政部
13
搬家公司及价格确定
搬家前2天
行政部
14
根据物品数量准备包装箱
搬家前2天
行政部
15
搬家流程制定及责任人确定
搬家前2天
行政部
16
新址饮用水订购确认
搬家前2天
行政部
17
其它事项(报纸投递地址改变等)
搬家前2天
行政部
18
新址大门锁更换购买
搬家前2天
行政部
友情提示:
1、和搬入点写字楼物业或房东交接时要仔细,除了物品确认,还要注意将各个灯具、水具、下水管道均检验下,看是否有问题。
2、电话线路和网络问题要提前进行,尽早发现问题并在搬家前解决掉,不能放在后续工作里做,影响正常办公。检测时需要将各个接口都检测到,网络要保证有线连接能使用。
3、选择搬家公司并确定价格:如何选择搬家公司请参考服务流程第二步:挑选搬家公司,针对公司搬迁,搬家公司基本上会上门进行考察现场并给您核价,在核算价格时,因涉及到众多的附加费用,您可以参考价格体系中各项费用标准进行预估。并对搬家公司核算的最终价格进行一一对照,对不合理的收费坚决说不!

第二步:物品打包

序号
工作项目
时间节点
责任部门
1
行政物品整理并打包
搬家前1天
行政部
2
其它公用物品整理并打包
搬家前1天
行政部
3
其它部门物品整理并打包
搬家前1天
各部门
4
个人物品整理并打包
搬家前1天
各部门
5
箱包编号、分配
搬家前1天
行政部
6
制作装箱单
搬家前1天
行政部
7
统计所有包裹数量
搬家前1天
行政部
8
和物业沟通停车位和货梯
搬家前1天
行政部
9
通知物业公司搬家具体时间和停车地点
搬家前1天
行政部
友情提示:
1、行政物品打包时一定要留出足量的必需品。如:生活用品及胶带。
2、对于贵重物品及易损易碎物品要标注"小心"、"勿压"、"轻放"等字样。

第三步:正式搬迁(搬出点和搬入点)

序号
工作项目
地点
人手
责任部门
1
部分人员提前到达搬运目的地
搬入点(新址)
若干
行政部、技术部各1人
2
看管物品及公司出入人员
公司门口
1人
-
3
按电梯,制作“专梯”
电梯旁
1人
-
4
统计已搬包裹数量及编号
装车地点
1人
行政部
5
跟随师傅并相应协助
公司内部
1人
-
6
告知新址等候人员搬家车已出发并相互告知联系方式
-
-
-
友情提示:
1、留守人员除了要看好物品还要看好个人物品。
2、跟随搬家师傅的需要注意包裹的完整性,避免物品遗失或损坏。
3、如果公司门口离电梯很近的话,看管物品和按电梯可以由一人负责。
4、尽量先把通讯设施、基本办公设施及生活用品搬运走。
5、搬运桌子及柜子时一定要锁好抽屉、将钥匙编号统一收起来。
序号
工作项目
地点
人手
责任部门
1
告知搬家师傅路线、接车
-
-
行政部、技术部各1人
2
对照物品统计表核实已搬运物品
卸货点或公司门口
1人
行政部
3
分配箱包
公司内
若干
-
4
物品摆放
公司内
-
管理层行政部
5
电话、网络连接
-
1人
技术维护部
6
物品整理
-
若干
各部门
7
特殊事件(如鱼缸加水、加温等)
-
1人
由负责人指定人员
友情提示:
1、拆包时要注意物品是否有损坏。
2、特殊事件一定要跟负责人确定。

第四步:扫尾处理

序号
工作项目
时间节点
责任部门
1
搬家费用结清
搬家当天
行政部和财务部
2
电话配装、网络调试
搬家当天
技术维护部
3
水电购买
搬家当天
行政部
4
物品入库
搬家当天
行政部
5
公共卫生打扫
物品整理完毕后
行政部
6
饮用水配送
搬家当天
行政部
7
办公室装饰、简单庆贺仪式
搬家当天或后延
行政部
8
整理新址这边日常通讯录(房东、宽带、送水、物业等)
搬家当天或后延
行政部
友情提示:
1、第一步骤注意事项3一定要提前做好,否则后续工作中电话和网络安装会很难做。早期解决问题要比把问题留到后期解决好。
2、整个过程使用到的电话一定要留存,有问题可以及时沟通。